Понякога се случва даден бизнес процес да не е ефективен. Независимо от приложените подобрения и инициативи, той не реагира според очакванията ви. В такива случаи е трудно да се намери надежден начин за защита. Реинженерингът на бизнес процеси предоставя радикален метод за пълно препроектиране на процеса от самото начало. Ако се извърши правилно, той ви позволява да постигнете същите цели, с които сте се стремили преди, но с акцент върху скоростта, качеството и ефективността в основата си.
Може да изглежда, че реинженерингът на бизнес процеси е крайна мярка за подобрение. Но трябва да преодолеете тази представа, защото не просто променяте съществуващ процес или правите корекции. Реинженерингът означава започване от нулата, като се проектира процесът така, сякаш започвате от самото начало. Нека разгледаме по-отблизо значението му и защо може да искате да го използвате.
Защо реинженерингът на бизнес процесите е важен
©DisobeyArt/Shutterstock.com
Защо компаниите се обръщат към BPR? Реинженерингът на процеси може да предложи съществени предимства, особено за дългогодишни компании. Преработването на процеса изцяло може да намали излишната работа, да оптимизира разходите и да увеличи общата ефективност. От финансова гледна точка, това води до значителни ползи.
Освен това, чрез намаляване на тесните места, бизнесите могат да се движат по-бързо, което означава по-бързи доставки на крайни продукти до клиентите.
Една от основните причини за реинженеринг на процеси е повишаване на качеството. Грешките могат да се натрупват, ако даден процес не е контролиран достатъчно дълго. Ограничаването на тези грешки подобрява качеството и води до по-малко дефекти в продуктите и услугите ви.
Основни принципи
© Ground Picture/Shutterstock.com
Има няколко основни принципа, които ръководят всяка инициатива за BPR. Въпреки че няма да разглеждаме типичните усилия за BPR, заслужава си да очертаем какво означава това и защо ще искате да го преследвате за всякакъв вид непокорни процеси.
Процеси, не задачи
Може да изглежда, че изолирани задачи работят при оптимални условия. Това обаче не отразява целия процес. Вие не искате да усъвършенствате отделни елементи от даден процес, а целия поток на работа. Една задача може да работи перфектно сама по себе си, но може да бъде лошо изпълнена, което означава загуба на ефективност или други значителни проблеми, ако бъде оставена без надзор.
Чист лист
Статуквото за всеки бизнес може да бъде доста коварно нещо. Може да попитате за процесите и да ви кажат, че това е начинът, по който нещата винаги са се правили. Отклонете се от тенденцията и попитайте дали процесът може да бъде направен по-добре. Не е достатъчно да се изпълнява. Искате да се представите добре, когато имате предвид скорост, качество и цена. Грешките се натрупват и начинът, по който нещата винаги са били правени, може да доведе до кървене на пари, докато започването от чиста плоча ще ви позволи да извлечете ползите от ново проектиран процес.
Подчертайте нуждите на клиентите
Крайната цел на всеки бизнес е да продължи да предоставя стойност и качество на вашите клиенти. Как ще постигнете тези цели ще зависи от вашия бизнес и индустрия. Обичайните начини за увеличаване на стойността чрез реинженеринг могат да се разглеждат като по-бързо обслужване, по-ниски цени или надхвърляне на очакванията на клиентите за качеството на даден продукт.
Технологията като фактор
Технологията не е просто лейкопласт за съществуващ процес, а по-скоро цялостно средство за поддържане на вашия новопроектиран. Той не трябва да действа като кръпка за погрешно средство за извършване на нещата, а вместо това трябва да бъде проектиран с мисъл за технологията от самото начало.
Включете заинтересованите страни на ранен етап
Вашите служители, мениджъри и клиенти могат да предложат ценна обратна връзка за това какво не работи в текущите ви процеси. Включването на вашите заинтересовани страни в началото на процеса на реинженеринг ще доведе до много по-добри резултати, отколкото да се опитвате да летите самостоятелно и да коригирате нещата въз основа на данни.
Процесът на BPR
Как да започнете усилия за реинженеринг на бизнес процеси? Има няколко практически стратегии, които можете да приложите, за да започнете. Ще разгледаме нещата стъпка по стъпка, за да видите какво предстои.
Идентифицирайте процесите
Намирането на солидна отправна точка ще бъде най-добрият ви залог. Кандидатите за идеални процеси ще бъдат ориентирани към клиента, рентабилни и податливи на грешки. Ще искате да ги сортирате според нивото на оплакванията на клиентите, времето на цикъла, интензивността на ресурсите и потенциалното финансово въздействие на грешки или преработка.
Приоритизирането на процесите ще бъде въпрос на сортиране кои имат най-високо ниво на въздействие върху вашата организация. Тези, които са лесно измерими и видими за вашите заинтересовани страни, са идеалният избор.
Картографиране както е
Получаването на ясна, безпристрастна представа за това как работят нещата ще бъде от решаващо значение за реинженеринга. Блок-схема за всяко действие, предаване и всеки друг елемент ще бъде жизненоважна за разбирането какво точно се обърка. Показатели като време на стъпка, проценти на грешки и брой одобрения са важни за събиране.
Информацията от вашите служители, като работници на първа линия и мениджъри, може да ви помогне да придобиете по-ясно разбиране за това как работят процесите и къде се провалят. Внимавайте за болезнени точки, тъй като те ще ви трябват за следващите няколко стъпки.
Преосмислете и препроектирайте
Предизвикайте всяка стъпка от вашия процес, когато започнете да оформяте. Трябва ли нещата да се правят по този начин? Може да обмислите прилагането на 3 E: елиминиране стъпки, които не добавят стойност, позволяващ или предоставяне на инструменти и обучение, за да направят нещата по-ефективни, и подобряване стъпки, които трябва да останат.
Технология на лоста
Модерната технология е нещо, което трябва да използвате с всеки процес, тъй като помага да се премахнат някои от по-досадните стъпки и задачи за всеки процес. Реинженерингът на бизнес процеси означава, че ще искате да се съсредоточите върху области като автоматизиране на повтарящи се задачи или интегриране на системи за поддържане на целостта на потока от данни. Технологията не е просто удобно средство за улесняване на нещата за обикновения човек, но също така може значително да подобри вашите процеси към по-добро.
Внедряване на промени
Преди да въведете своя процес в работния процес, ще искате да го пилотирате. Използването му само в един отдел или група и осигуряването на адекватно обучение ще сведе до минимум потенциала за смущения в цялата област. Включването на служителите ще бъде от ключово значение тук, така че не забравяйте да съобщите защо зад тези решения. Отделете време, за да проследите и ранните си резултати, в случай на неочаквани проблеми в първите седмици по време на въвеждането му.
Наблюдавайте и прецизирайте
Внедряването на нов процес ще бъде труден период. Вие ще искате да наблюдавате ключовите показатели като време на цикъл, процент грешки и спестявания на разходи. Проверявайте редовно служителите, за да видите как вървят нещата с нововнедрения процес, за да се уверите, че вашите усилия за реинженеринг на бизнес процеси вървят както трябва. След това можете да правите дребни подобрения и корекции, като част от ангажимента за непрекъснато подобряване.
Искате да започнете работната си седмица правилно? Може да искате да разгледате по-отблизо какво точно включва да станете Lean Six Sigma Black Belt. Тези решаващи проблеми са жизненоважна част от всяка организация и могат да действат като жизненоважен наставник за вашия персонал.
Освен това може да искате да разгледате по-отблизо как Six Sigma може да влезе в разработката на софтуер. Често мислим за разработването на софтуер като за използване на Agile или други методологии, но Six Sigma прави идеалното решение.
Заключение
Реинженерингът на бизнес процеси е жизненоважно средство за преразглеждане на вашите грешни процеси. Надяваме се, че ще излезете с по-широко разбиране защо искате да преминете през такава драстична инициатива. BPR може да означава преразглеждане на процесите към по-добро,