Основни предизвикателства при внедряването на BPR и стратегии за тяхното преодоляване

С какви основни промени в прилагането на BPR се бори вашата организация? Харесва ли ви или не, понякога въвеждането на нови практики може да предизвика сериозни пречки. Те често могат да изглеждат като дребни несгоди, които бързо се коригират. Въпреки това, природата на BPR е такава, че може да доведе до значителни сътресения.

С оглед на това, разглеждаме 10 от най-честите предизвикателства, с които ще се сблъскате при BPR. Освен че описваме типичните проблеми и болки, ще обсъдим и стратегии за преодоляването им.

Съпротива срещу промяната

Промяната е трудна, това е ясно. BPR изисква широки и значими трансформации. Това не е просто подобрение на текущите процеси, а пълното им изкореняване и започване отначало. Естествено, това може да породи известно недоволство и противопоставяне, които могат да се окажат фатални за вашите BPR усилия. За да се справите с основните предизвикателства на BPR, ще трябва да оцените какво трябва да се направи.

Ако вече сте стигнали до етапа на планиране на BPR, значи нещо не работи. Това не е моментът да се съобразявате с изискванията на вътрешни микрокултури във вашата организация.

Управление на промяната и комуникация

Управлението на промяната е жизненоважно, когато се предприемат мащабни и основни промени. Има различни модели за управление на промяната, но е важно да имате човек, който да ви помогне в това време на преход.

Отделете време да седнете с вашия мениджър по промяната, обяснете ясно какви са целите и направете солиден план, използвайки препоръчания модел на промяна. Това ще бъде трудно, но е по-добре да се справите с него сега, преди да сте внедрили нови процеси.

Липса на поддръжка от най-високо ниво

Често подчертаваме нуждата от лидерство, което да води и олицетворява промените в организацията. Това е едно от най-големите предизвикателства при внедряването на BPR. Ако ръководството не е на ваша страна, защо другите служители ще бъдат?

Ако старшият персонал не подкрепя промените, рискувате провала на проекта. Никой няма да подготви останалите служители за промените по-добре от мениджърите и висшето ръководство.

Потвърдете отново стратегическото привеждане в съответствие

Когато се разглеждат промените в организацията, трябва да се търсят причините за тях. Ако искате да докажете защо вашият BPR проект трябва да продължи, привеждането му в съответствие със стратегическите цели на организацията е достатъчна причина това да се случи. Привличането на ръководството към необходимите промени трябва да бъде по-лесно, когато BPR инициативата е в съответствие с визията и целите на компанията.

Неясни цели

В ранните етапи на всеки BPR проект ще се сблъскате с много въпроси. Ако не сте очертали ясно какво се случва и защо, проектът ще се провали. Оставянето на нещата неясни няма да спечели подкрепа и приемане.

Определяне на обхвата

При всяка голяма промяна искате да определите пълния обхват на проекта. Това може да е радикална трансформация на всеки работен процес или драстична промяна в производствената линия. Без уточнен обхват ще оставите хората в неведение.

Подценяване на обхвата

Говорейки за обхват, лесно е да отхапете повече, отколкото можете да дъвчете с BPR. Това е едно от най-честите предизвикателства при внедряването на BPR и това, с което много компании се борят. Без ясно разбиране за сложността на процеса, радикалното му преразглеждане може да доведе до провал.

Направете го на етапи

Това е добра възможност да разделите BPR инициативата на фази. Големите проекти отнемат време и разделянето им на управляеми етапи ще направи постигането на финалната линия по-реалистично.

Липса на ресурси

Всеки проект е ограничен от материалите и бюджета. Ако възнамерявате да направите драстична промяна с BPR инициативата, ще се сблъскате с тези проблеми. Ресурсите често са голям проблем при внедряването на BPR. Понякога проектът е твърде голям, за да се осъществи сега, независимо дали поради технологични ограничения или парични проблеми.

Приоритети

Както при разбиването на големи проекти на по-малки части, трябва да определите кои фази могат да се изпълнят през дадена година. Това има допълнителни предимства, като получавате резултати сега и планирате за бъдещето. Приоритизирането на критично важните елементи ще доведе до по-добри резултати.

Лоша комуникация

Липсата на комуникация може да убие всеки проект. Това е двустранен процес. Ако не комуникирате добре с екипа си, те вероятно ще се противопоставят на BPR внедряването. Ако вашият екип не съобщава своите нужди и предложения, вие сте в задънена улица.

Междуфункционални екипи

Един от начините да насърчите по-добра комуникация и сътрудничество е да създадете екипи от различни отдели. Междуфункционалните екипи могат да насърчат по-отворени линии на комуникация не само с вашите екипи, но и с ръководството.

Без отчетност

Ако никой не защитава новия процес, как ще измерите успеха му? Трябва да има чувство за собственост, приложено към всеки процес. Това позволява да се гарантира успех, насочване на усилията за подобряване и измерване на ефективността. Ако процесът бъде изоставен, ще имате нови проблеми за решаване.

Собственици на процеси

Всеки процес трябва да има собственик. Ако сте запознати с Six Sigma, концепцията за собственост върху процеса не е нова. Това има две основни предимства: насочване на циклите на подобрение и измерване на успеха на реинженерирания процес.

Технологични проблеми

Няма нищо по-обезсърчително от нова технологична структура, навлизаща в проект. Технологичният напредък е чудесен, но създава проблеми. Ще имате проблеми с миграцията, съвместимостта и липсата на знания за новите технологии.

ИТ изисквания

Ако искате да интегрирате технологията в процесите, трябва да имате ИТ персонал, готов да помогне с миграцията. Професионалистите трябва да насочват инструкциите, да улесняват миграцията и да отстраняват проблеми със съвместимостта. Това е мащабно начинание, но квалифицирани техници са способни да се справят с него.

Постепенно подобрение

Възможно е да се върнете към статуквото на постепенно подобрение. Може би следващата година ще достигнете желаното ниво на процеса. Ако разглеждате BPR, може да е успокояващо да се върнете към постепенното усъвършенстване. Това работи често за много проекти, нали?

Чист лист

Ако търсите инициатива за BPR, нещо в процесите не работи. Чистият лист е идеална повърхност за работа и имате знанията и данните, за да подкрепите това, което не работи. Време е за нова стратегия.

Липса на поддръжка

BPR не е проект от типа “пожари и забрави”. Можете да започнете нов процес, но това не е мястото, където BPR спира. Много фирми се спъват, като не виждат проекта докрай, но това е достатъчно лесно за коригиране.

Насърчаване на култура на непрекъснато усъвършенстване

Създаването на култура на непрекъснато усъвършенстване е ключът към успеха. Може би първата стъпка към радикална промяна е направена, но това е само началото. Без събрани данни, редовни прегледи и мониторинг на ефективността, проектът ще се провали.

Търсите нещо друго към сутрешното си кафе? Може да искате да разгледате как да измерите ROI в Six Sigma. Имаме практически съвети и трикове, които ще ви осигурят необходимите данни.

Освен това може да помислите за инструменти за визуализация на данни за Lean Six Sigma. Данните са чудесни, но без визуално привлекателен начин за тяхното представяне, вероятно ще загубите аудиторията си.

Заключение

BPR е голяма промяна и това е факт. Въпреки това, не трябва да се оставяте да попаднете в често срещаните клопки при неговото внедряване. Със стратегиите, които описахме, трябва да сте на път към успеха на вашия BPR проект.