Прилагайте „лека“ щадна шест сигма, когато подходът по учебника е непостижим

Практикуващите са нетърпеливи да приложат новозакупените си знания след завършване на обучението Lean Six Sigma (LSS). Те желаят незабавно да интегрират методологията в своите текущи проекти. Но какво се случва, когато по различни причини не е възможно да се следва учебникът? В такива случаи LSS може да бъде разделен на по-малки части, за да бъде достъпен за всички. Използването на „лек“ подход може да се окаже единствената възможност; обаче, когато е правилно изпълнен, може да се окаже и най-добрият избор.

Кога един проект изглежда неосъществим?

В зависимост от средата, зрялостта на организацията, хората и процесите, с които трябва да се работи, LSS практикуващите могат да срещнат ситуации, които им пречат да следват проект по учебник. Такива предизвикателства могат да включват:

• Липса на култура на непрекъснато подобрение и информираност в организацията
• Използване на други методологии, които не акцентират върху подобрение
• Ограничени възможности за измерване на ефективността без допълнителни разходи
• Липса на спонсорство и подкрепа от висшето ръководство за проекта

Ако един или повече от горепосочените фактори са налице, изпълнението на проект може да бъде предизвикателство. Не само че натрупаните знания могат да се окажат неизползвани, но и проектът може да се възприеме като твърде сложен. Лесен начин да превърнете тези предизвикателства във възможности е да се възползвате максимално от съществуващата ситуация, вместо да се борите срещу нея. Някои примери показват, че използването на отделни инструменти, когато са подходящи, може да бъде толкова възнаграждаващо, колкото и прилагането на цялостната рамка по книга.

Лек пример за LSS: Мнение на клиента, приложено към екип

Всяко LSS обучение или насока препоръчва да се стартира проект чрез анализ на гласа на клиента (VOC). Но какво да правите, ако няма проект или практикуващият не взаимодейства с клиента на крайния продукт? Има метод за адаптиране на VOC, който може да помогне за подобряване на организацията.

Третирайте МСП като клиенти. Нека разгледаме най-простия сценарий, където LSS специалист е назначен към екип от МСП, които се стремят да усъвършенстват своите процеси. Целта тук е тристранна:

• Извлечете най-ценните знания и съвети от експертите.
• Покажете, че простите нетехнически решения могат да разрешат техните проблеми.
• Ангажирайте екипа и трансформирайте техните идеи в подобрения.

Когато става въпрос за прилагане на тези принципи, както при всяка обратна връзка с клиенти, ключът е да се създаде структуриран метод за събиране, съхраняване и преглед на идеите за подобрение. Ето някои съвети, които могат да помогнат при изграждането на прост механизъм за управление на идеите за подобрение на екипа:

• Създайте хранилище за събиране на идеи и научете екипа как да го използва.
• Определете RACI (отговорен, отговорен, консултиран, информиран) за подаване, преглед и одобряване на идеи за подобрение.
• Създайте редовен процес за преглед и одобряване на нови предложения.
• Дайте възможност на екипа да реализира собствените си идеи (напр. освобождаване на 10 процента от времето си).

При много „клиенти“ този процес е по-сложен; въпреки това, с дисциплина и сътрудничество в екипа, това може да се превърне в успех. Крайната цел е екипът да стане самодостатъчен в подобряването на своите процеси, когато LSS експертът вече не е на разположение.

VOC не е единственият инструмент, който екипите могат да използват сами. Други примери за полезни инструменти, които всеки екип може да използва в ежедневната си работа, включват документи за управление на проекти, които структурират всяка инициатива.

Пример за лек LSS: Проектна документация като основа за всяка инициатива

Дори ако LSS не е част от ежедневните операции, опитният експерт все пак може да въведе полезни инструменти на работното място. Това е така, защото всяка организация изпълнява проекти; всички проекти обикновено водят до промяна и възможности за подобрение. Тези инструменти са прости и универсални, независимо от методологията, която използва организацията, и най-добрите практики на LSS около документацията за управление на проекти често могат да бъдат първата голяма победа. Това може да се отнася за всяка инициатива, като се започне с местен екипен проект и се стигне до глобална организационна промяна. Ето няколко примера за инструменти, които трябва да са познати на всеки, който изпълнява проект:

• RACI и структура на управление: Всяка инициатива (включително екипно събитие на открито) се нуждае от отговорни хора, хора, които трябва да бъдат консултирани и информирани, както и спонсори. Колкото по-голям е проектът, толкова по-сложна е структурата, но основите винаги трябва да са налице.
• Харта на проекта: Без конкретизиране на проблема е трудно да се намери правилното решение. Добре написаната харта на проекта помага за разрешаването на този проблем и също така служи като перфектен базов документ, предпазващ ръководителя на проекта от пълзене на обхвата.
• План на проекта: Всеки проект се нуждае от график, който да държи всички под контрол. Инструменти като MS Project и MS SharePoint са отлични в това отношение, но могат да се считат за твърде сложни за малки проекти. В такива случаи нищо не пречи на екипа да използва по-прости инструменти като флипчарт или електронна таблица.
• Комуникационен план: Инструментът, който често се използва за големи проекти, може да се окаже доста полезен във всяка ситуация, в която участват множество заинтересовани страни. И тъй като комуникацията в големи организации може да бъде предизвикателство, придаването й на повече структура е от полза за всички.

Пример за лек LSS: 5S в ежедневните операции

Какво да правите, ако LSS експертът е назначен в екип, който не изпълнява проекти? Може да се твърди, че пространството за подобрение на техните операции е ограничено. Въпреки това, има инструмент, който може да се прилага при всякакви обстоятелства и да се прилага от екипа независимо – 5S (сортиране, подреждане, почистване, стандартизиране, поддържане) звучи само като един инструмент, но определено е един от най-полезните. Освен видимите подобрения, които 5S предлага във всяка от петте фази на DMAIC (дефиниране, измерване, анализиране, подобряване, контрол), 5S предоставя много възможности за бързо и ефективно внедряване на мисленето за непрекъснато подобрение. (Отново, ако не е възможно да използвате всички елементи наведнъж, подходящият за целта е най-разумният подход, който да следвате.)

В операции като човешки ресурси, финанси или аутсорсинг, някои 5S техники могат да бъдат приложени толкова успешно, колкото и в производството. Добри аналогии за обслужваща среда са свързани с виртуални работни места. Някои примери включват създаване на хранилища за документи и споделени местоположения, стандартизиране на входове или изходи на услуги и поддържане на работното място на компютъра подредено.

• Сортиране: Най-простата задача, която може да помогне на човек да се справи с голям брой документи, е да идентифицира елементите, които не са необходими, и да ги премести в отделно пространство. Техниките за архивиране и създаване на версии могат да бъдат полезни тук.
• Поставете в ред: Тази стъпка установява правилно място за различни видове документи или записи. Един от начините за справяне с тази стъпка е да се използва установена конвенция за именуване и структура на папки, които правят хранилището на документи удобно за потребителя.
• Почистете: Добър навик е да прилагате фазата на „почистване“ по итеративен начин, като премахвате елементи, които са твърде стари, невалидни и т.н. Както на всяко работно място, работата в подредена среда води до по-добри резултати и по-висока удовлетвореност на служителите.
• Стандартизирайте: Дейностите около стандартизацията могат да бъдат изключително полезни, особено за по-сложни хранилища на документи. Ако всяка папка трябва да следва по-сложна структура, може да е полезно да документирате подхода в стандартна оперативна процедура или във файл README, публикуван на видимо място.
• Поддържане: Не на последно място, за да поддържате това перфектно състояние, трябва да използвате няколко практични метода. Някои инструменти включват редовни прегледи с МСП или ретроспективни сесии с екипа. И двете позволяват събиране на обратна връзка за това дали структурата на документа е последователна, актуална и отговаря на очакванията на заинтересованите страни.

Лек LSS: Картографиране на процеси и процедури, използвани за проектиране на процеси

Предишните примери демонстрират как да подобрите съществуващ процес с малко усилия. Но какво се случва, ако процесът все още не е наличен? В такива случаи експертът по LSS може да бъде помолен да проектира и изпълни дейност, която не е била извършвана преди това.

При установяване на нова функция, преминаване през реорганизация или просто започване на нова дейност, няколко LSS инструмента могат да бъдат използвани, за да ви помогнат да дефинирате и документирате настъпващата промяна.

• Доставчик, вход, процес, изход, клиент (SIPOC): Когато дефинирате какъвто и да е вид дейност за първи път, идентифицирането на входове и изходи или насочването към реалния клиент на продукта или услугата може да бъде предизвикателство. От друга страна, познаването им и документирането им може да помогне за разбирането на критичните точки на процеса и фокусирането на усилията там.
• Карта на процеса: Без значение колко сложна е дейността, една снимка казва повече от няколко страници документация. За всяка дейност, която не е била дефинирана по-рано, изчертаването на поток от процес със съответните фази, стъпки и участници може да се окаже безценно. Този подход е най-лесният начин за откриване на препятствия или болезнени точки и възможност за незабавно справяне с тях.
• Стандартна оперативна процедура (SOP): Въпреки че SOP е известен в кръговете на LSS като файл, използван за документиране на подобрен процес, SOP може и трябва да се използва за всякакъв вид дейност. Комбинирани с картата на процеса на високо ниво, SOP разказват цялата история, помагат за обучението на нов персонал и правят резултата от процеса повторяем.

Предимства на Light LSS

Когато реалността е различна от това, което е преподавано по време на обучението, изборът е да се откаже или да коригира подхода си. Чрез използване на подходящ за целта подход и опростяване на инструментите е по-лесно да направите инструментите по-лесни за запомняне и следователно да насърчите персонала да ги използва по-често. Много малки подобрения имат голям шанс да се превърнат в култура на непрекъснато подобрение за цялата организация.